Levinumad vead töötajate jälgimisel, mida on lihtne vältida

28.09.2021 Levinumad vead töötajate jälgimisel, mida on lihtne vältida

Töötajate jälgimisega seotud küsimused on olnud aktuaalsed juba pikemat aega, seda aga eriti pärast EL-i isikuandmete kaitse üldmääruse tulekut veidi enam kui kolm aastat tagasi. Eelkõige on fookuses olnud töökohal valvekaamerate kasutamine, aga ka töötajate jälgimine autodesse paigutatud GPS-seadmete abil ning arvutite, interneti ja e-posti kasutamise jälgimine erinevatel eesmärkidel. Üldmäärus ei muutnud küll isikuandmete kaitse õiguse olemust ja põhitõdesid, ent tõi ometi kaasa mitmeid uuendusi, mis on ka töötajate jälgimise puhul olulised, ning tõstis ka ühtäkki oluliselt inimeste teadlikkust oma isikuandmetest ja nende kaitsmise vajadusest.  

Olenemata sellest, milliseid jälgimisseadmeid tööandja töötajate jälgimiseks kasutab, tuleb arvestada, et selline tegevus hõlmab endas isikuandmete töötlemist. Isikuandmeteks on muuhulgas ka kaamerapilt, asukohaandmed ning isiku tegevus arvutit, internetti ja e-posti kasutades. Jälgimisseadmete kasutamine eeldab seega kooskõla isikuandmete kaitse reeglitega. Siinjuures ei tohiks lasta end hirmutada kehtivatest nõuetest, vaid võtta jälgimisseadmete kasutusele võtmisele eelnevat analüüsiprotsessi kui meedet, mis loob parima võimaliku tasakaalu tööandja ja töötaja huvide vahel ning võimaldab maandada võimalikult suurel määral riski, et jälgimisprotsess pälvib töötajate pahameele.

Olgu öeldud, et ka Andmekaitse Inspektsioon (AKI) on viimastel aastatel pööranud tavapärasest enam tähelepanu näiteks valvekaamerate kasutamisele ja töötajate e-postkasti lugemisele, olles esmajoones huvitatud sellest, kas ettevõtjad on valvekaamerate kasutamise ja e-posti lugemisega seonduva enda jaoks isikuandmete kaitse aspektist lahti mõtestanud ning kohustuslikud nõuded täitnud. Seejuures pole ebatavaline, kui AKI huvi ajendiks on just töötaja vastav kaebus.

Järgnevalt toome välja mõned levinumad vead, mis on AKI negatiivset tähelepanu pälvinud ning mida on läbimõeldult tegutsedes tegelikult lihtne vältida.

1.           Jälgimisseadme kasutamisel puudub selge eesmärk

Jälgimisseadmete kasutamisel peab alati olema selgelt ja täpselt määratletud eesmärk, mis põhjendab töötajate jälgimise vajadust. Näiteks valvekaamerate puhul on tavapäraselt selliseks eesmärgiks kas vajadus tagada tööandja vara kaitse või töötajate ohutus, jälgida töötajate tööajast kinnipidamist või töötamise efektiivsust vms. AKI ei pea üldjuhul põhjendatuks valvekaamerate kasutamist tööajast kinnipidamise ja töötamise efektiivsuse jälgimiseks ning selline vajadus tuleks eriti hoolikalt läbi kaaluda.

Eesmärk peaks põhinema praktilisel vajadusel, mistõttu teoreetilisi konstruktsioone võimalikest tulevikuvajadustest tuleks eesmärgi seadmisel vältida. Samuti tuleks vältida väga üldisi eesmärgi määratlusi. Näiteks ei ole peetud eesmärgina piisavalt täpseks ja selgeks vajadust „tagada turvalisus“. Selle asemel võiks eesmärgist selguda vähemalt ka see, milliste ohtude eest ja keda või mida kaitstakse. Oluline on silmas pidada, et kui töötaja jäädvustamine toimub eesmärgiga kaitsta tööandja vara, siis ei ole tööandjal reeglina õigust kasutada sel eesmärgil tehtud jäädvustust hiljem näiteks töötaja tööajast kinnipidamise kontrollimiseks või muul eesmärgil, mis algse eesmärgiga seotud ei ole.

2.           Töötajaid pole jälgimisest nõuetekohaselt teavitatud

Töötajat tuleb teavitada kõigist jälgimisseadmete kasutamisega kaasneva isikuandmete töötlemisega seotud aspektidest, mh nii sellest, kuidas, mis eesmärgil ja õiguslikul alusel töötajaid jälgitakse kui ka sellest, millised on töötaja õigused seoses sellise andmetöötlusega (kooskõlas üldmääruse artikliga 13). Tavapäraselt lisatakse selline teave töötajate privaatsusteatesse. Lisaks sellele, et teavitamine on üldmääruse järgi kohustuslik, võimaldab läbipaistvus isikuandmete töötlemise protsessides oluliselt maandada töötajatega konflikti tekkimise riski.

Valvekaamerate kasutamise puhul peab kaamerate juurde olema alati paigaldatud ka kaamerast teavitav silt, kusjuures AKI veebilehel on kättesaadav isegi nõuetekohase teavitussildi genereerija, mis teeb teavitussildi loomise eriti lihtsaks.

Igal juhul tuleb vältida töötajate jälgimist ilma nende teadmata.

3.           Pole selge, millisele õiguslikule alusele jälgimisel tuginetakse

Igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus (kooskõlas üldmääruse artikliga 6). Töökohal jälgimisseadmete kasutamiseks annab tavapäraselt aluse kas tööandja õigusaktidest tulenev kohustus või nn õigustatud huvi. Õigusaktidest tuleneva kohustuse täitmise vajadusele saab ettevõtja tugineda juhul, kui õigusaktis on selgelt ette nähtud kohustus jälgimisseadmeid teatud eesmärgil kasutada (nt hasartmängu korraldaja kohustus tagada mängukohas videojärelevalve). Sellise kohustuse puudumisel tuleb tavapäraselt tugineda õigustatud huvile.

Õigustatud huvile tuginemine eeldab õigustatud huvi hindamise teostamist, milles kaalutakse tööandja ja töötaja vastandlikke huve. Oluline on teada, et selline hinnang tuleb kirjalikult dokumenteerida ning ka AKI võib hinnangu vastu huvi tunda. Kui hindamise tulemusel selgub, et töötajate huvid või põhiõigused ja -vabadused kaaluvad konkreetses olukorras üles tööandja huvi jälgimise vastu, tuleks jälgimisseadmete kasutamisest sellisel kujul hoiduda või seda piirata selliselt, et kaalukauss liiguks teisele poole.

4.           Isikuandmete töötlemise ulatus ei ole põhjendatud

Isikuandmete töötlemise minimaalsuse põhimõte eeldab, et isikuandmeid töödeldakse nii palju kui vaja ja nii vähe kui võimalik. Sõltuvalt jälgimisseadmete kasutamise eesmärgist võib töödeldavate isikuandmete põhjendatud hulk ja töötlemise sagedus olla erinev. Jälgimise eesmärgist sõltub otseselt nii jälgimisseadmete kasutamise vajalik ulatus kui ka funktsionaalsus.

Valvekaamerate kasutamisel kerkivad mh küsimused sellest, kuhu kaamerad paigutada ja milline peaks olema kaamera vaateväli, kas eesmärgi täitmiseks on vaja salvestada lisaks pildile ka heli, kas kaamera pilt peab võimaldama töötaja näo tuvastamist, kas kaamerasalvestist peab olema võimalik reaalajas jälgida, kas kaamerajäädvustus salvestatakse ja kui kauaks, kellel on salvestisele ligipääs jms. Kuivõrd jälgimisseadmete kasutamine riivab oluliselt töötajate õigust privaatsusele, tuleks mistahes jälgimistegevuse puhul seega alati hinnata, kas jälgimine sellisel kujul on hädavajalik või on võimalik sama eesmärki saavutada ka töötaja õigusi vähem piiravate meetmetega, sh töötaja privaatsust vähem riivavate seadmetega. Näiteks võiks ligipääsude jälgimise eesmärgil kaamerate kasutamise asemel kaaluda elektrooniliste ligipääsuhalduse süsteemide kasutamist. Küll aga taandub jälgimisseadmete kasutamise vajaduse ja valiku hindamine alati üksikolukorra asjaoludele ning jääb seega lõppastmes tööandja otsustada.

Juhul, kui jälgimissüsteemid aitavad isikuid ka kordumatult tuvastada (nt kui süsteem tuvastab inimest näojoonte abil), siis on tegemist biomeetriliste andmetega (näojooned), mis kuuluvad eriligiliste isikuandmete alla ning mille töötlemiseks on hulk lisanõudeid.

Kokkuvõttes soovitame igasuguse töötajate jälgimise põhjalikult läbi mõelda ning teha seda ainult minimaalselt vajalikus ulatuses, olles eelnevalt vormistanud kõik vajalikud dokumendid ning sellest töötajaid eelnevalt teavitades.