Kontakti Izvēlne
Izmaiņas e-adreses lietojumā no 2023. gada 1. janvāra

10.10.2022 Izmaiņas e-adreses lietojumā no 2023. gada 1. janvāra

2023. gada 1. janvārī stājas spēkā Oficiālās elektroniskās adreses likums un Latvijas Republikā reģistrētām sabiedrībām, filiālēm, biedrībām, nodibinājumiem un citiem Uzņēmumu reģistra reģistros reģistrētiem subjektiem ir nepieciešams aktivizēt oficiālo elektronisko adresi.

Kas ir e-adrese?

Oficiālā elektroniskā adrese ir digitāla pastkastīte saziņai starp valsts pārvaldes institūcijām un privātpersonām. Tajā var saņemt un sūtīt vēstules, iesniegumus un dokumentus, kā arī pieprasīt (bieži arī saņemt) pakalpojumus. Oficiālā e-adrese ir izveidota slēgtā informācijas sistēmā (līdzīgi kā internetbanka vai elektroniskā deklarēšanas sistēma – EDS). To ir izveidojusi un uztur Latvijas valsts. Oficiālajā e-adresē nevarēs ne saņemt, nedz nosūtīt ziņojumus uz parastu e-pasta adresi. No 2023.gada 1.janvāra juridiskām personām un apvienībām oficiālā e-adrese būs vienīgais saziņas veids ar valsts pārvaldes institūcijām, paziņojumi un dokumenti uz juridisko adresi vairs netiks sūtīti (Oficiālās elektroniskās adreses likuma Pārejas noteikumu 3.punkts). E-pastus privātpersonām (komersantiem), tai skaitā uz citas privātpersonas oficiālo e-adresi, šajā sistēmā nosūtīt nevarēs.

Kam e-adrese būs obligāta?

E-adreses lietošana ir obligāta:

  1. Visiem Uzņēmumu reģistra reģistros reģistrētiem subjektiem – komersantiem, (piemēram, SIA, akciju sabiedrība, pilnsabiedrība, individuālais komersants u.c.), filiālēm, biedrībām, nodibinājumiem, reliģiskajām organizācijām, šķīrējtiesām, partijām un to apvienībām, citiem reģistrētiem subjektiem;
  2. Valsts pārvaldes institūcijām – valsts iestādēm (piemēram, Pārtikas un veterinārais dienests, Valsts darba inspekcija), pašvaldību iestādēm (skolas, slimnīcas), tiesām, policijai, prokuratūrai, zvērinātiem notāriem, tiesu izpildītājiem, maksātnespējas administratoriem un citām personām, kas pilda kādu valsts pārvaldes funkciju;
  3. Militārpersonām – karavīriem, rezerves karavīriem, zemessargiem u.c. militārpersonām (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 5.pants).

 Oficiālās elektroniskās adreses lietošana ir pieejama arī fiziskām personām, tai skaitā Valsts ieņēmumu dienestā reģistrētiem Saimnieciskās darbības veicējiem (pašnodarbinātiem), bet nav obligāta (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 5.pants).

Piekļuve e-adresei

E-adresei var piekļūt un to var izmantot vienā no diviem veidiem. Minētie piekļuves veidi ir savstarpēji ekskluzīvi – ja e-adrese tiek integrēta juridiskās personas dokumentu vadības sistēmā, tai vairs nevarēs piekļūt Latvija.lv portālā.

  1. Portālā Latvija.lv  
Pieslēgties juridiskās personas e-adresei var valsts pārvaldes pakalpojumu portālā Latvija.lv, identificējoties ar vienu no šiem elektroniskās identifikācijas līdzekļiem:
  • eID (elektroniskā identifikācijas karte jeb elektroniskā personas apliecība);
  • eParaksts;
  • eParaksts mobile mobilā aplikācija; vai
  • eIDAS.eID (Eiropas Savienības EIDAS regulai atbilstoša elektroniskā identifikācija, kas pieejama citās Eiropas Savienības dalībvalstīs) (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 9.pants).
  1. Pieslēdzot e-adresi dokumentu pārvaldības sistēmai
Ja juridiskajai personai ir sava dokumentu vadības vai informācijas sistēma, ērtākai izmantošanai e-adresi var integrēt šajā sistēmā. Lai to izdarītu, juridiskā persona veic šādas darbības:
  • iesniedz pieteikums Valsts reģionālās attīstības aģentūrai (VRAA) testu veikšanai;
  • veic testēšanu;
  • iesniedz pieteikumu VRAA e-adreses pieslēgšanai;
  • pieslēdz e-adresi savai dokumentu vadības sistēmai.

Piekļut tiesīgi ir reģistrētie pārstāvji (portālā Latvija.lv)

Pirmreizēja piekļuvePirmreizēji e-adresei piekļūt un juridiskās personas vai apvienības vārdā to aktivizēt var tikai attiecīgās juridiskās personas pārstāvji, kuru pārstāvības tiesības ir reģistrētas attiecīgajā reģistrā (reģistrētie pārstāvji). Piemēram, akciju sabiedrības vai sabiedrības ar ierobežotu atbildību e-adreses kontam sākotnēji varēs piekļūt tikai tās valdes locekļi, kuri reģistrēti komercreģistrā. E-adreses sistēma ir savienota ar Uzņēmumu reģistra informācijas sistēmu, tādēļ personas, kuru pārstāvības tiesības nav reģistrētas Uzņēmumu reģistra reģistros, bez īpašas autorizācijas nevarēs e-adresei piekļūt (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 15.panta 1.daļas 10.punkts). Turpmāka piekļuve Turpmākai darbībai ar e-adresi Juridisko personu oficiālās e-adreses kontam var piekļūt:
  1. juridiskās personas reģistrētie pārstāvji;
  2. pilnvarotās personas, kuras šim mērķim pilnvaro juridiskās personas reģistrētie pārstāvji, piemēram, komersanta juristi, grāmatveži vai administratīvie darbinieki (Oficiālās elektroniskās adreses likuma 10.pants).- Pilnvarojums noformējams e-adreses sistēmā.- Kopīgu pārstāvības tiesību gadījumā, viena reģistrētā pārstāvja izveidots pilnvarojums jāapstiprina otram vai pārējiem pārstāvjiem.- Izbeidzoties darba attiecībām, pilnvarojums jāatceļ, pretējā gadījumā persona saglabās piekļuvi juridiskās personas e-adreses kontam.- Pilnvarotajām personām var piešķirt tiesības lasīt, nosūtīt un/vai dzēst korespondenci, atsaukt citiem lietotājiem piešķirtās piekļuves tiesības.

Ja valdes locekļi ir ārvalstnieki

eIDAS.eID Šobrīd e-adresei ir iespējams pieslēgties, izmantojot Eiropas Savienības EIDAS regulai atbilstošu elektroniskās identifikācijas pakalpojumu no sekojošām valstīm (Fizisko personu elektroniskās identifikācijas likuma 21.panta 4.daļa):
BeļģijaČehijaHorvātijaIgaunijaItālijaLietuva LuksemburgaMaltaNīderlandePortugāleSlovākijaSpānija 
Valstu saraksts laiku pa laikam tiek papildināts.  Ja Latvijas juridiskās personas valdes loceklim ir kādā no augstāk minētajām valstīm izdots drošs elektroniskais paraksts, ir liela iespējamība, ka šī persona varēs pieslēgties e-adresei, izmantojot to. 
Ārvalstnieka eID vai alternatīva – vietējā valdes locekļa vai cita pārstāvja iecelšanaLatvijā reģistrētu komersantu un citu subjektu pārstāvjiem, ir tiesības iegūt elektroniskās identifikācijas apliecību (eID). Ārvalstnieka eID var saņemt uz iepriekšēja pieteikuma pamata jebkurā no Latvijas Pilsonības un migrācijas lietu pārvaldes filiālēm Latvijā vai kādā no šim mērķim noteiktām Latvijas vēstniecībām vai konsulātiem (pārsvarā ārpus Eiropas Savienības).Alternatīva – vietējā valdes locekļa vai citu pārstāvju iecelšana, kas varēs piekļūt e-adresei.

Ieguvumi 

Galvenie paredzētie ieguvumi no pārejas uz elektronisku saziņu, izmantojot oficiālo elektronisko adresi: 

  • Ātra informācijas aprite pretstatā vēstuļu sūtīšanai;
  • Ērta lietošana – ziņas var saņemt un nosūtīt jebkurā diennakts laikā no jebkuras vietas;
  • Draudzīgi videi, jo nepatērē papīru un autotransportu;
  • Droši, jo konfidenciālu informāciju var saņemt tikai adresāts pēc tā identifikācijas un tikai no identificēta sūtītāja;
  • Kārtīga un organizēta darba vide, jo e-adreses sistēma ir nošķirta no parastā e-pasta, slēgta surogātpastam un ikdienišķām sarakstēm

Jāņem vērā!

  1. Piekļuve e-adresei jānodrošina un e-adrese jāaktivizē laicīgi, lai pārliecinātos, ka juridiskajai personai vai apvienībai pēc 2023.gada 1.janvāra patiešām būs piekļuve e-adresei. Subjektiem, kas līdz minētajam datumam nebūs paši aktivizējuši e-adresi, tā tiks aktivizēta automātiski, taču, tā kā ar 2023.gada 1.janvāri tiks pārtraukta oficiālas korespondences sūtīšana papīra formātā, pastāv risks, ka personas var nesaņemt svarīgas ziņas no valsts iestādēm, ja nevarēs e-adresei pieslēgties. Uz e-adresi nosūtītā informācija jebkurā gadījumā tiks uzskatīta par saņemtu (Paziņošanas likuma 9.panta 1.1 daļa).
  2. Ja no amata tiek atcelts vai atkāpjas juridiskās personas reģistrētais pārstāvis, izmaiņas nekavējoties jāreģistrē Uzņēmumu reģistrā, lai aizejošajam pārstāvim nebūtu iespējas piekļūt konfidenciālai informācijai sabiedrības e-adresē.
  3. Ja aiziet darbinieks, kurš ir pilnvarots piekļūt e-adresei, pilnvara nekavējoties jāatsauc, lai darbinieks nevarētu piekļūt komersanta konfidenciālai informācijai.
Jebkuru jautājumu gadījumā  vai, ja jums ir nepieciešama juridiska palīdzība sakarā ar e-adreses aktivizēšanu, lietošanu, piekļuves noformēšanu ārvalstniekiem vai kādiem citiem saistītiem jautājumiem, lūdzam sazināties ar savu kontaktpersonu TGS Baltic.
Atpakaļ
Atpakaļ